目前，國內(nèi)的檔案局、館都保存有大量的照片、錄像帶、錄音帶，這些以傳統(tǒng)方式保存的多媒體聲像資料，隨著時間的推移，錄像帶、錄音帶會慢慢老化，照片會慢慢變黃，使得這些珍貴的歷史史料難以讀出，因此，急需建立一套完善的、針對多媒體聲像資料的數(shù)字化、存儲、檢索、發(fā)布的管理系統(tǒng)，對這些珍貴的史料進行數(shù)字化開發(fā)，使其得到永久保存。
“聲像檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)”對于解決國內(nèi)檔案局館的照片、錄像帶、錄音帶的管理問題，提供了一整套完整的解決方案，該系統(tǒng)的最終目的，是建立一個規(guī)范的、科學的、聲像檔案資源中心，把聲像檔案管理工作中的三大檔案類型：照片檔案、視頻檔案、音頻檔案以及其它類型的電子檔案進行統(tǒng)一的管理，實現(xiàn)如下的建設(shè)目標：
1．系統(tǒng)具有強大的聲像檔案數(shù)字化和編輯處理功能。
2．系統(tǒng)具有規(guī)范的聲像檔案收集、整理、著錄、保管、利用、統(tǒng)計、打印、銷毀功能。
3．靈活多樣的、多種途徑的聲像檔案信息檢索和再利用功能。
4．通過廣域網(wǎng)，用戶可以方便地檢索、瀏覽聲像檔案的目錄和內(nèi)容。
5．用戶應能通過廣域網(wǎng)上載聲像檔案文件到檔案中心。
6．完善的用戶權(quán)限管理。用戶只能檢索自己權(quán)限內(nèi)的聲像檔案文件、包括打印、預覽、下載、上載等權(quán)限的管理。
通過上述目標的實現(xiàn)，使聲像檔案實現(xiàn)存量檔案數(shù)字化、增量檔案電子化，管理工作更加科學規(guī)范，同時也能滿足用戶多途徑快捷方便地檢索聲像檔案信息的需要。用戶對檢索到的照片、視頻、音頻及其它類型的檔案，可直接在電腦上預覽（預聽），有權(quán)限的用戶還可以下載存檔級（高數(shù)據(jù)碼流或分辨率）的聲像檔案進行再利用。
檔案局、館的聲像資料一般實行集中式管理，因此，該系統(tǒng)設(shè)置幾個檔案管理員，管理員安裝C/S模塊的程序，對聲像檔案資源庫中的信息進行全方位的管理，普通用戶不用安裝任何程序，通過瀏覽器檢索、瀏覽、下載需要的聲像檔案資源。
系統(tǒng)邏輯結(jié)構(gòu)如下：
隨著數(shù)碼攝錄設(shè)備的普及，政府機構(gòu)的很多政務活動如領(lǐng)導視察、接待來訪、開工典禮、工程建設(shè)、工作監(jiān)督、節(jié)日慶典都以數(shù)碼照片、視頻錄像的形式記錄保存，以一個中等城市的規(guī)模計，一個政府機構(gòu)（如市委、市政府、環(huán)保局、民政局…）平均每天產(chǎn)生的數(shù)碼照片有100張，視頻錄像1小時，每年約有3萬張照片、300小時的視頻資料需要存儲管理。每天拍攝的照片、視頻錄像需要及時地導入電腦存儲，并及時地標引著錄，以防止時間長后對拍攝的內(nèi)容模糊不清，無法查找。
“聲像檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)”為各政府機構(gòu)提供強大的數(shù)碼照片、視頻錄像的管理功能，拍攝工作人員每天拍攝完畢，及時通過瀏覽器把拍攝的內(nèi)容上傳服務器，并進行簡單的信息著錄。這些照片、錄像在上傳到服務器的同時，系統(tǒng)會自動提取照片的縮略圖、視頻錄像的流媒體在線播放文件，以便普通用戶在線瀏覽使用。信息管理員（通常每個機構(gòu)都設(shè)置有一名）每天對拍攝者上傳的照片、視頻錄像進行審核，補充完善著錄信息，信息經(jīng)過審核后，普通用戶通過瀏覽器就可以檢索了。
政府機構(gòu)的聲像管理系統(tǒng)建議使用獨立的服務器，因為每天處理的照片、視頻資料較多，存儲空間建議配置4TB的磁盤陣列，以后隨著資料的增多，可以隨時擴充。
系統(tǒng)邏輯結(jié)構(gòu)如下：
“聲像檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)”在海關(guān)行業(yè)已得到很好的應用，主要用來管理宣傳類聲像資料、案件類聲像資料，宣傳類聲像資料主要是各地海關(guān)的宣傳部門負責，案件類聲像資料主要是海關(guān)緝私局的相關(guān)部門負責。
對于宣傳類聲像資料的管理，主要是宣傳科的工作人員把每次拍攝的新聞類照片、錄像上傳到聲像管理系統(tǒng)中，并進行完善地著錄，本海關(guān)單位的工作人員都可以上網(wǎng)查詢聲像資料，依據(jù)工作的需要，還可以下載聲像資料，并存儲到本機。
案件類聲像資料的管理，廣泛應用于海關(guān)緝私局，由于案件采集證據(jù)的需要，會拍攝大量的照片、視頻錄像，且在案件偵辦過程中，出于各個部門協(xié)同辦案的需要，這些聲像資料需要共享，但各個部門依據(jù)權(quán)限的不同，查詢資料的范圍也不同，需要設(shè)置完善的安全權(quán)限，不同的部門，只能查詢自己權(quán)限內(nèi)的聲像資料。
海關(guān)緝私局部門較多，且駐地分散，各個下屬分局在地理位置上分布較遠，用傳統(tǒng)的提交實物的方式交換聲像資料很不現(xiàn)實，通過聲像管理系統(tǒng)，各個分局可以批量地把聲像資料提交到上級緝私局，信息的最終整理、完善、審核在局級。
在系統(tǒng)架構(gòu)上，建議海關(guān)設(shè)置獨立的聲像服務器，緝私局設(shè)置獨立的聲像服務器，因為在業(yè)務上，海關(guān)和緝私局的業(yè)務各自相對獨立，且都聲像數(shù)據(jù)龐大，各自設(shè)置獨立服務器能更好地發(fā)揮各自聲像數(shù)據(jù)的作用，互不干涉。
系統(tǒng)邏輯結(jié)構(gòu)如下：
各地的檢驗檢疫局都設(shè)置有下屬機構(gòu)，并且分布在不同的地理位置，彼此物理距離較遠，但整個檢驗檢疫局只設(shè)置一臺聲像數(shù)據(jù)服務器，各個下屬機構(gòu)都把本單位的聲像資料存儲到該服務器上，每個下屬機構(gòu)都有本單位的信息管理員，信息管理員只能對本機構(gòu)的信息進行維護，聲像數(shù)據(jù)實行集團式管理管理，系統(tǒng)具有如下特點：
1.所有分支機構(gòu)的數(shù)據(jù)都保存在一個數(shù)據(jù)庫中，方便數(shù)據(jù)庫備份和恢復。
2.數(shù)據(jù)庫中的每條信息（除了公共信息）都有個“機構(gòu)代碼”屬性，指示該信息屬于那個分支機構(gòu)。
3.各分支機構(gòu)提交的文件信息保存在以該機構(gòu)命名的文件夾下，不會交叉保存，方便數(shù)據(jù)文件的備份和恢復。
4.各分支機構(gòu)的管理員打開管理界面，看到的只是本機構(gòu)的信息（聲像檔案記錄、組、案卷等），只能對本機構(gòu)的信息進行維護（添加、刪除、修改等操作）。
5.對于公共信息（如分類），各個分支機構(gòu)可以共享，以保障檔案信息的一直性，著錄的規(guī)范性。
6.對于查詢用戶，可以授權(quán)用戶可查詢某個分支機構(gòu)的信息，或多個分支機構(gòu)的信息。
7.由于數(shù)據(jù)實行集中式管理，不存在下級機構(gòu)向上級機構(gòu)提交信息的需求，直接授權(quán)上級機構(gòu)查詢下級機構(gòu)的信息即可。
8.對分支機構(gòu)的數(shù)量沒有限制，集團級管理員可以增加、刪除分支機構(gòu)，設(shè)置分支機構(gòu)的名稱，設(shè)置各個分支機構(gòu)的管理員。
系統(tǒng)邏輯結(jié)構(gòu)如下：
“聲像檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)”在航空航天行業(yè)主要用來管理不同產(chǎn)品的外觀照片、各種產(chǎn)品的使用視頻培訓教材。因為航空航天行業(yè)的產(chǎn)品種類繁多，型號復雜，每種產(chǎn)品都有詳細的使用培訓材料，并以視頻錄像的形式保存，為了方便管理，也方便新入職的員工學習，方便用戶查詢產(chǎn)品，航空航天行業(yè)內(nèi)的很多用戶都建立了聲像檔案數(shù)據(jù)管理平臺來對本單位的產(chǎn)品進行管理。
本行業(yè)的聲像檔案數(shù)據(jù)管理平臺在體系結(jié)構(gòu)上采取C/S+B/S模式的架構(gòu)，管理員負責聲像信息的收集整理，普通用戶通過瀏覽器查詢聲像資料。
系統(tǒng)邏輯結(jié)構(gòu)如下：
房地產(chǎn)行業(yè)每天也產(chǎn)生大量的聲像資料，如不同樓盤的外觀照片、樓盤開售的視頻錄像，海外同行不同風格的樓盤設(shè)計照片，樓盤出現(xiàn)質(zhì)量問題時（裂縫、滲水、起層）拍攝的質(zhì)量問題照片，這些聲像資料都需要聲像數(shù)據(jù)管理平臺來管理。
系統(tǒng)在邏輯結(jié)構(gòu)上，普通的業(yè)務員通過瀏覽器上傳拍攝的樓盤外觀照片、樓盤質(zhì)量照片、開盤錄像，宣傳冊設(shè)計人員、樓盤設(shè)計人員可以通過瀏覽器查詢其它的樓盤資料，尋找創(chuàng)作靈感。
系統(tǒng)邏輯結(jié)構(gòu)如下：
對于電力行業(yè)，每個電力公司都把工程建設(shè)中產(chǎn)生的聲像資料作為檔案永久存儲，每個獨立的電力公司，下屬都有很多的分公司，且分布在不同的地理位置，電力公司通常實行集團式管理，在集團設(shè)置一臺獨立的聲像服務器，分公司把各自的聲像檔案上傳到集團服務器上，分公司都配備有自己的檔案管理人員，各分公司管理員進入聲像系統(tǒng)后，只能對本單位的聲像資料進行維護（增加、刪除、修改），集團級管理員可以對下屬所有分公司的聲像檔案進行維護。
各分公司提交的聲像檔案文件保存在以該各分公司命名的文件夾下，不會交叉保存，著錄信息保存在同一個數(shù)據(jù)庫中，由于所有分公司的聲像數(shù)據(jù)都保存在一個服務器中，方便數(shù)據(jù)文件的備份和恢復。由于數(shù)據(jù)實行集中式管理，不存在下級機構(gòu)向上級機構(gòu)提交信息的需求，集團管理員可以直接授權(quán)上級機構(gòu)查詢下級機構(gòu)的信息。
系統(tǒng)邏輯結(jié)構(gòu)如下：
